Cómo contratar tu primer empleado legalmente en EE.UU.
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El día que tu negocio deja de ser solo tú
Contratar tu primer empleado es el momento en que tu negocio deja de depender solo de tus manos. Hace poco el dueño de una empresa de limpieza nos dijo que tenía más trabajo del que podía hacer, pero le daba miedo contratar porque no sabía qué papeles necesitaba ni cuánto le costaría de verdad. No es un miedo tonto: hacerlo mal trae multas. Hacerlo bien es más sencillo de lo que parece.
El problema: el sueldo no es el costo real
El error más común al contratar tu primer empleado es pensar que si le pagas $20 la hora, te cuesta $20 la hora. No es así. Sobre ese sueldo, el patrón paga impuestos y seguros que casi nadie calcula antes de firmar.
La matemática: qué se suma sobre el sueldo
Por cada dólar de sueldo, el empleador en Estados Unidos aporta además:
- 7.65% de impuestos FICA: 6.2% para Seguro Social y 1.45% para Medicare. El patrón paga la misma cantidad que se le descuenta al empleado.
- Impuesto federal de desempleo (FUTA): 6% sobre los primeros $7,000 de sueldo, que baja a 0.6% si pagas a tiempo el desempleo estatal.
- Desempleo estatal y seguro de compensación al trabajador (workers comp): varía por estado, pero es obligatorio.
En la práctica, un empleado de $20 la hora te cuesta más cerca de $23 o $24 la hora. Sobre un sueldo de $40,000 al año, eso son más de $3,000 extra, casi un mes entero de nómina.
El consejo: los pasos legales antes del primer cheque
Antes de pagar el primer cheque, ordena estos pasos:
- Consigue tu EIN gratis con el IRS; es el número que identifica a tu negocio como empleador.
- Pide al empleado el formulario I-9 (confirma que puede trabajar legalmente) y el W-4 (cuánto impuesto retener).
- Regístrate para pagar los impuestos de nómina de tu estado y consigue seguro de workers comp.
- Reporta al nuevo empleado a tu estado dentro del plazo (new hire report).
El salario mínimo federal es $7.25 la hora, pero muchos estados exigen más; paga siempre el que sea más alto. Si todo esto te parece mucho, un servicio de nómina cobra alrededor de $40 al mes, calcula y paga los impuestos por ti, y te ahorra multas que cuestan mucho más.
El siguiente paso
Este artículo cubre el marco general. En el Capítulo 06 · Operaciones, impuestos y empleados encontrarás las listas de verificación de contratación, las plantillas de los formularios y el sistema para calcular el costo real de cada empleado antes de contratar. Si quieres el sistema completo, el paquete Estrategia de Negocio incluye todos los capítulos de negocios.
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